Minutenprojekte

Der Widerspenstigen Zähmung

Bevor Sie demnächst Ihren Rechner zum Fenster rausschmeißen, weil Sie nicht mehr wissen, wie Sie all Ihrer E-Mails Herr werden sollen, versuchen Sie doch Folgendes:

Die 2-Minuten-Regel

Wenn Sie weniger als zwei Minuten benötigen, um eine Mail zu beantworten – tun Sie es sofort. Es würde länger dauern, das Ganze zu einer Aufgabe zu machen und später auf einer To do-Liste wieder zu finden.

Die Nicht-mehr-als 3-E-Mails-Regel

Wenn Sie mehr als drei Mails zum selben Themen austauschen, sollten Sie sich in Bewegung setzen. Suchen Sie die Kollegen in deren Büro auf. Oder greifen Sie zum Telefon.

Die Maximal-4 x 20 Minuten-Regel

Setzen Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie Ihren Posteingang überprüfen. Arbeiten Sie die Abräumer (s.o. die 2-Minuten-Regel) weg und machen Sie alles andere zu Aufgaben auf Ihrer To do-Liste, um sie dann Schritt für Schritt zu erledigen.

Die Gute-Abend-Regel

Eine wichtige Maßnahme, die Ihnen Ihre Sommerabende retten kann: Schauen Sie abends nur dann und WIRKLICH NUR DANN in Ihr E-Mail-Postfach, wenn Sie die Zeit haben, die absolut wichtige und heiß ersehnte Nachricht auch zu bearbeiten. Wenn nicht: Nicht ins Postfach gucken, denn im Zweifelsfall kann alles warten bis zum nächsten Morgen.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie sich auf dem Blog karriereletter informieren, welche technischen Lösungen beim E-Mail-Sortieren helfen. Oder Sie lesen das Kapitel „Taming your Tools“ aus dem Büchlein Manage your Day-to Day von Jocelyn K. Glei.

Wunderblumen

Bevor Sie vom Winterschlaf direkt zur Frühjahrsmüdigkeit im Büro übergehen, sollten Sie es mal mit einer Grünpflanze am Arbeitsplatz probieren.

Wissenschaftler der University of Exeter haben herausgefunden, dass Büropflanzen das Wohlbefinden um bis zu 47% steigern, die Produktivität um bis zu 38%. Dabei scheint neben der beruhigenden und harmonisierenden Wirkung der Farbe Grün vor allem die individuelle Gestaltungsmöglichkeit des Arbeitsplatzes eine entscheidende Rolle zu spielen.

Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatz persönlich gestalten dürfen, sind nicht nur gesünder und glücklicher, sondern auch kreativer und produktiver, so die britischen Forscher.

Also: Nutzen Sie den Frühjahrsputz im Büro für ein paar Verschönerungsmaßnahmen. Ein Poster an der Wand, eine hübsche Kaffeetasse, ein neues Ablagekörbchen oder wenigstens eine schöne Pflanze für den Schreibtisch.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie sich auf diesen Blogs inspirierende Ideen für die Bürogestaltung holen:

so leb ich

odernichtoderdoch

Hier können Sie Pflanzen online bestellen.

Und hier mehr zur Studie der University of Exeter lesen.

Lange Nächte

„Heute gehe ich früh ins Bett.“ Was beim Weckerklingeln um 6:15 Uhr eine unumstößliche Entscheidung ist, ist beim spannenden Krimi um 23:30 Uhr längst wieder vergessen.

Einer aktuellen Schlafstudie zufolge können sich nur 10% der Deutschen daran erinnern, wann sie das letzte  Mal gut geschlafen haben. Erholsamer Schlaf kommt buchstäblich zu kurz. Ist aber ein wichtiger Faktor für körperliche und geistige Gesundheit, für Produktivität und Kreativität.

Hier drei Dinge, die Ihnen dabei helfen, von den zur Zeit so schön langen Nächten zu profitieren:

Hören Sie klassische Musik, am besten Klaviermusik. Chopin’s Nocturnes tragen nicht umsonst diesen Namen….

Trainieren Sie Ihre Herzkohärenz: 5 Sekunden einatmen, 5 Sekunden ausatmen. 5 Minuten lang Dreimal am Tag. Dieses Video, ganz ohne Ton, hilft dabei.

Hören Sie auf, Probleme vor dem Einschlafen lösen zu wollen. Das müde Hirn kann das nicht, im Gegenteil, Müdigkeit steigert nur Angst und Anspannung. Schreiben Sie stattdessen auf, was Sie beschäftigt. Und speichern Sie das Thema damit außerhalb Ihres Hirns ab. helfen Sie sich außerdem, indem Sie sich die drei besten Momente des Tages vor Augen halten. Am besten, Sie schreiben auch diese auf. Wenn Sie den Stift weglegen, werden Sie beruhigter in den Schlaf finden.

Wenn Sie mehr über Schlaf wissen wollen und mehr als eine Minuten haben, können Sie sich hier inspirieren lassen, wie Sie die Kurve ins Bett am besten bekommen.

 

Bitte gib mir nur ein Wort

„Lessons Learnt“ sind ein Schlagwort, das Projektmitarbeitern oft nur ein Stöhnen abringt, Am Ende der Projektlaufzeit, wenn endlich alles einigermaßen erledigt ist auch noch Rückschau halten und womöglich alte Wunden nochmal aufreißen?

Zugegeben: Ein Lessos Learnt-Workshop bringt nur etwas, wenn Erfolge wie Rückschläge aufrichtig reflektiert werden. Für’s organisationale Lernen aber ist das unerlässlich. Ein Projekttagebuch, das mitlaufend dokumentiert, welche Höhen und Tiefen man als Team durchwandert, kann helfen, die Reflexion schon im Tun anzukurbeln und bei den abschließenden  Lessons Learnt nichts zu beschönigen oder schwärzer zu malen, als es war.

Wer für das Tagebuchschreiben nur wenig Zeit hat und express reflektieren möchte kann One line a Day -Tagebücher nutzen. Am Ende des Teammeetings die Stimmung in einem Satz zusammenzufassen schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe: Das klassische Abschluss-Blitzlicht und die Doku für’s das Projekttagebuch. Am Ende des Projekts kann man damit Rückschau halten Und staunen, wie alles wirklich war.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie hier nach schönen Tagebüchern suchen: http://www.chroniclebooks.com

Hier Nachlesen, welchen Nutzen des persönliche Tagebuchschreiben stiftet. 

Und sich hier von berühmten Tagebuchschreibern inspirieren lassen.

Zurück in die Zukunft

Nach der Sommerpause ist vor dem Anlaufen des Jahresendspurts. Die vor einem liegenden Wochen sind gespickt mit jeder Menge altbekannten Routinen und Alltagsthemen. So gelingt Ihnen der Sprung zurück in die Zukunft:

Lassen Sie es langsam angehen, besonders in der ersten Woche nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz. Gehen Sie z.B. in der Mittagspause statt in die Kantine auf den Markt oder in ein Restaurant und nehmen Sie sich  Zeit für einen Espresso nach dem Essen. Sortieren Sie Ihre Mails nach „Aktion“ und „Ablage“ und starten Sie damit, die Ablage-Mails entsprechend zu archivieren. Dann ist ein erster Berg weggeschafft. Den Rest gehen Sie am nächsten Tag an. Nach dem Espresso.

Beugen Sie dem üblichen Wiedereinstiegsstress vor. Bauen Sie bei Ihrer Abwesenheitsmeldung einen Puffer ein und verschaffen Sie sich so ein, zwei zusätzliche Tage für die Beantwortung aller Nachrichten. Legen Sie Meetings ans Ende der ersten oder in die zweite Nachurlaubswoche. Schauen Sie auch außerhalb des Jobs nach Entlastungsmöglichkeiten: Besorgen Sie die Schulausstattung Ihrer Kinder online, statt sich durch volle Schreibwarenläden zu drängeln. Gönnen Sie sich eine Einmal-Putzfrau, die die verstaubte Wohnung auf Vordermann bringt oder die Urlaubswäsche bügelt. Und suchen Sie nach Alternativen Fahrtrouten zum Arbeitsplatz, um die dicksten Nach-Ferien-Staus zu umgehen.

Und schließlich: Wertschätzen Sie die Vorzüge des Wiedereinstiegs. Sie sehen vertraute Gesichter wieder und dürfen sich langweilende Kinder getrost den Lehrern in der Schule überlassen. Sie können sich neue Arbeitsmaterialien zulegen und damit den Neubeginn unterstreichen. Im Kreise gut erholter Kollegen fließen Ideen leichter und die Pausengespräche sind noch frisch. Kleinigkeiten, über die man sich freuen kann. Und die Sie sanfter im Alltag landen lassen.

Wenn Sie auch wissen wollen, wie Sie den Neustart nach den Ferien für Veränderungen nutzen können, lesen Sie die Tips aus dem Apropos „Frisch ans Werk“.

Ab in die Verlängerung

Was halten Sie von einer kleinen Verlängerung der Ferien? Auch wenn Ihre Urlaubstage bereits restlos verplant sind – mit ein paar Gesten können Sie Ihre Feriengefühle ein wenig verlängern.

Umgeben Sie sich mit neuen Gerüchen und Geschmäckern. Steigen Sie auf ein anderes Waschmittel um, statten Sie Ihren Kleiderschrank mit Lavendelsäckchen aus oder bestellen Sie ein Heukissen im Internet. Probieren Sie eine unbekannte Teesorte, snacken Sie Oliven und Salzmandeln statt Kartoffelchips. Was in den Ferien unsere Sinne stimuliert, verschafft dem Hirn auch im Alltag Mini-Pausen.

Wählen Sie täglich ein oder zwei Dinge aus, die Sie mit ungeteilter Aufmerksamkeit tun. Zähne putzen, Wäsche aufhängen, ein Akte fotokopieren. Urlaub ist entspannend, weil man nicht alles auf einmal tun muss. Sich zwei Minuten ausschließlich einer Sache zu widmen, wirkt ungeheuer beruhigend.

Verschaffen Sie sich Vorfreude – und kosten Sie sie aus. Allein der Gedanke an etwas Schönes, das in absehbarer Zeit anliegt, hat positive Auswirkungen auf unsere Stimmung. Es muss gar nichts Großes sein, es genügt die Aussicht auf den Sprung ins frisch bezogene Bett, die Freude auf die Radiosendung am Morgen oder das Treffen mit einem Freund. Suchen Sie diese schönen Momente und freuen Sie sich drauf.

Wenn Sie eine weitere Minuten haben, können Sie hier lesen, wie Sie bei aller Verlängerung der Feriengefühle den Wiedereinstieg in den Alltag meistern.

Ab in den Urlaub

Nicht ohne Grund, vor allem aber nicht ohne Wirkung haben sich Künstler wie Hemmingway, Picasso und Gauguin von jeher auf die Reise gemacht. Inspiriert von fremden Welten haben sie ihre Erfahrungen in Kunst gerinnen lassen. Wissenschaftler der Kellog School of Management haben nun herausgefunden, dass reisen tatsächlich nicht nur den Horizont erweitert, sondern auch die Kreativität steigert. Dabei machen nicht nur längere Auslandsaufenthalte kreativer. Auch die jährliche Urlaubsreise leistet eine Beitrag zum besseren Lernen. Sie weitet den Geist und hält obendrein gesund. Das Herzinfarktrisiko wird durchs Reisen angeblich um bis zu 3ß % gemindert.

Also: Koffer packen und nichts wie weg….

Wenn Sie mehr als 1 Minute haben und unterwegs WLAN finden, können Sie  auf der Seite der Kellog School weiter lesen.

„Sie haben keine neuen Nachrichten.“

Wer würde nach der Rückkehr aus dem Urlaub nicht gerne diese Meldung lesen? Die Begegnung mit dem überquellenden Postfach erzeugt nach den Ferien für viele den ersten Stress. Wenige Handgriffe können helfen, die Flut etwas einzudämmen – und nach dem Urlaub länger entspannt zu bleiben:

Denken Sie voraus

Ja, es ist unangenehm, aber viele Mails haben damit zu tun, dass andere auf etwas von Ihnen warten. Versuchen Sie, voraus zu denken. Wer wird was während Ihres Urlaubs benötigen? Schaffen Sie das vor Urlaubsantritt? Prima. Wenn nicht, vereinbaren Sie besser gleich einen Termin nach den Ferien.

Bitten Sie um erneutes Senden

Wenn keine Vertretung Ihre Mailbox betreut oder das komplette Löschen der Mails nicht möglich ist (manche Unternehmen gestatten das wirklich!), bitten Sie freundlich darum, Sie nach Ihrer Rückkehr nochmal zu kontaktieren. Wer etwas wirklich Wichtiges will, wird sich wieder melden. Andere Themen erledigen sich häufig von selbst.

Schieben Sie Ihr Rückkehrdatum nach hinten

Geben Sie im Abwesenheitsassistenten an, ab wann Sie wieder persönlich zur Verfügung stehen – und bauen Sie dabei zwei Tage Puffer ein. Das mindert den Druck, alles am ersten Tag beantworten zu müssen.

Wenn Sie mehr als 1 Minute haben, finden Sie hier Tipps, wie Sie die verbliebenen Mails zügig abarbeiten können.

 

 

 

 

 

Der Ruf des Waldes

Mit den Fingern über weiches Moos streichen, den feuchten Duft des Waldbodens einatmen, Sonnenstrahlen durchs grüne Blätterdach tanzen sehen – ein Spaziergang im Wald ist eine Erlebnis für alle Sinne. Die Japaner haben ihrer Vorliebe für Waldspaziergänge sogar einen eigenen Namen gegeben: Shirin-Yoku, was soviel bedeutet wie „Waldbaden“. Als Ritual in den 80er Jahren entstanden, ist der Nutzen des Aufenthalts im Wald  inzwischen wissenschaftlich belegt. Angstzustände und Depressionen lassen nach, Stresshormone werden abgebaut. Als eine Art Aromatherapie hat sich das Waldbaden zu einer anerkannten Methode des Stressmanagements entwickelt und wird vom japanischen Gesundheitswesen gefördert.

Auch in Deutschland kann man aus ausgesuchten Orten inzwischen das Bad im Wald unter Anleitung nehmen. Sogar Angebote für Unternehmen  – z.B: als Teil einer Burn Out-Prophylaxe – fehlen nicht.

Mehr erfahren Sie bei der Gesellschaft für Waldtherapie und Gesundheit oder in diesem Beitrag des ZDF  (falls Sie mehr Zeit im Wald statt vor dem Rechner verbringen möchten: ab Minute 8 anschauen).

 

Heute schon entschuldigt?

Zählen Sie mal nach, wie oft Sie sich täglich für Dinge entschuldigen:

„Sorry, dass ich zu spät bin.“

„Entschuldige, dass ich Dich damit jetzt belästige…“

„Entschuldigung, aber ich muss den Termin schieben.

Haben Sie Ähnliches heute schon von sich selbst gehört?

Das liegt sicher daran, dass Sie ein gut erzogener und höflicher Mensch sind. Und, dass wir versuchen, auf diese Weise Spannungen und Konflikten vorzubeugen. In der Vorwegnahme einer Kritik bitten wir im Atemzug mit der zu entschuldigenden Aktion um Verzeihung. Das führt nicht nur dazu, dass wir uns selber Schuldgefühle machen. Im Zweifelsfall kann dadurch ein Konflikt überhaupt erst ausgelöst werden. Weil unser Gegenüber vermittelt bekommt, dass gerade ein „Fehler“ passiert, den er vergeben muss.

Juliana Breines, Psychologin an der Universität von Rhode Island empfiehlt, das „Sorry“ durch ein „Danke“ zu ersetzen. Das verändert den Blickwinkel: Die Aufmerksamkeit gilt dem freundlichen Verhalten unseres Gegenübers. Das  Verständnis unseres Gegenüber für unser vielleicht unerwünschte Verhalten wird wertgeschätzt. Und unsere Selbstachtung wird nicht unnötig strapaziert.

Also: Statt „Sorry, dass ich zu spät bin.“ ein „Danke, dass Du auf mich gewartet hast.“.

Statt „Entschuldigung, aber ich muss den Termin schieben.“ ein „Danke, dass Sie so flexibel sind und wir einen anderen Termin suchen können.“

Und statt „Entschuldige, dass ich Dich damit jetzt belästige…“ ein „Danke, dass Du Dir Zeit für mich nimmst.“