Minutenprojekte

Ta da! statt to do

Ihre To do-Listen werden täglich länger? Für jede erledigte Aufgabe kommen drei Neue dazu? Und überhaupt wird es mit dem Abarbeiten angesichts vieler Dinge, die ungeplant hereinpurzeln immer schwieriger und Sie sind immer frustrierter?

Dann versuchen Sie es zur Abwechslung mal mit einer Ta da!-Liste. Notieren Sie am Ende eines Tages, was Sie alles erledigt haben. Nicht nur die verschiedenen to dos, die erledigt sind, sondern auch und vor allem die Dinge, die es für gewöhnlich nicht auf eine to do-Liste schaffen: All die Anrufe, die zwischendurch eingehen. Die Mails, die Sie beantworten oder weiterleiten. Dokumente, die Sie suchen, finden und ablegen, Kollegen, denen Sie Tipps geben oder einfach nur zuhören, wenn die sich mal ausheulen wollen. Und nicht zuletzt die Pause, die Sie sich hoffentlich genommen haben für einen Kaffee und ein Stück Schokolade oder den Spaziergang in der Mittagspause. Sie werden staunen, was Sie an einem ganz normalen Tag alles so schaffen.

Die Ta da!-Liste hilft Ihnen zu würdigen, was Sie tatsächlich alles bewerkstelligen. Ein Gefühl dafür zu entwickeln, wo sich mögliche Zeitfresser verstecken. Und am Ende Ihre Zeit besser für die Dinge zu nutzen, die Ihnen wirklich wirklich wichtig sind. Und vermutlich sind das nicht nur die Punkte von Ihrer To do-Liste…..

Klimarettung

Feedback ist gut und Kritik muss erlaubt sein, keine Frage. Aber ganz abgesehen davon, dass Dauernörgler ihren Mitmenschen auf die Nerven gehen, vergiftet ständiges Meckern das Arbeitsklima. Die Lösung, die Sie nicht mal eine Minute kostet: Hören Sie auf zu meckern.

Leichter gesagt als getan, richtig. Vor allem, wenn es doch so viele Dinge gibt, die nicht rund laufen. Trotzdem. Widerstehen Sie der Versuchung, jedes Haar in der Suppe zu benennen. Verwenden Sie Ihre Energie lieber darauf, die Dinge tatsächlich zum Besseren zu wenden.

Das könnte so funktionieren:

1. Fragen Sie sich, worüber Sie sich wirklich ärgern

Tatsächlich regen wir uns im Außen gerne über das auf, was uns im Inneren an uns selber stört. 

Verwenden Sie Ihre Energie also für sich selbst, für Ihre Schatten und Verletzungen und fangen Sie an, diese zu bearbeiten. Sie werden sich wundern wie viele Problem plötzlich keine mehr sind.

2. Verpflichten Sie sich, harsche Kritik nur dann zu üben, wenn die folgenden drei Bedingungen erfüllt sind:

  • Das Setting stimmt – es ist Zeit und Raum, den Punkt in Ruhe zu besprechen, idealerweise wurden Sie um Rückmeldung gebeten.
  • Sie haben konkrete Ideen im Interesse der Sache (das ist etwas anderes als Ihre persönlichen Vorlieben) udn können diese einbringen.
  • Sie haben die Zeit, anderen bei der Lösung der von Ihnen identifizierten Probleme aktiv zu helfen.

Haben Sie weder Ideen noch Zeit oder stimmt das Setting nicht, besteht Ihr wichtiger Beitrag zur Verbesserung der Situation darin, den Mund zu halten. Auf diese Weise demotivieren Sie andere nicht durch Generalkritik und tragen zu einem guten Arbeitsklima bei.

Eindeutig einen Deut weiter kommen

Da wurde im Team-Meeting endlich Tacheles geredet, wunde Punkte und Entwicklungsbedarf klar benannt – und trotzdem tut sich nichts? Dann war die Kommunikation zwar offen, aber vielleicht trotzdem nicht besonders eindeutig.

Kreieren Sie Lösungen, keine Probleme

Leichter gesagt, als getan, stimmt. Aber: Wenn schon nicht die ganze Lösung, so können Sie den ersten Schritt benennen. Den konkreten Auftrag nämlich, eine Lösung zu entwerfen. Die Rede vom ersten Lösungsschritt schafft Klarheit, die Rede vom Problem nur weiteren Frust.

Beschreiben Sie Tätigkeiten, keine Themen 

Aufträge bleiben schwammig und allgemein, solange sie mit Schlagworten versehen sind. Da Veränderungen, wie Sie ja merken, nicht von allein passieren, müssen Sie etwas tun. Klarheit entsteht, wenn Sie genau dieses Tun mit – Achtung! – Tu-Wörtern beschreiben.  

Ersetzen Sie das unverbindliche „man“ durch einen Namen

Man ist das Fürwort der Unverbindlichkeit. Wenn es darum geht to dos zu beschreiben , braucht es ein echtes Subjekt. Nicht „man“ erledigt etwas, sondern eine konkrete Person. Und die sollte auch wissen, dass sie gemeint ist. Also: Konkrete Tätigkeiten für konkrete Personen beschreiben.

Wenn Sie mehr zu gut formulierten Aufgaben wissen möchten, lesen Sie  Gina Trapanis Artikel zu To Do-Listen in der Harvard Business Review. Und hier finden Sie einen Gedankensplitter zur Frage, warum das Verb „kümmern“ wenig hilfreich ist, wenn Sie sich etwas vornehmen wollen.

Bitte recht sehr

Wenn Sie möchten, dass Ihre Wünsche in Erfüllung, sollten Sie es mal mit einer gut formulierten Bitte versuchen. Im Unterschied zum Wunsch hat die nämlich nicht nur einen eindeutigen Adressaten, sondern ist auch sehr konkret. Allerdings sind ein paar weitere Punkte zu beachten:

Eine Bitte ist eine Bitte, kein Befehl

Das bedeutet, sie respektiert Freiwilligkeit und wahrt die Autonomie. Es gibt die echte Möglichkeit, Nein zu sagen. Gerade deshalb funktioniert sie so gut: Wenn man Menschen in dieser Wahlfreiheit begegnet, fällt es viel leichter, eine Bitte zu gewähren.

Die Bitte erläutert, warum um etwas gebeten wird.

Das Anliegen und im besten Fall Bedürfnisse der bittenden Person werden nachvollziehbar. Das baut eine Brücke zum Gesprächspartner, verhilft dem anderen, die Bitte zu verstehen und die eigene Entscheidung abzuwägen.

Die Bitte bezieht sich auf Verhalten, das objektiv wahrnehmbar ist und ist erfüllbar. 

Tatsächlich bleiben viele Anliegen unerfüllt, weil die bittende Person oft selber gar nicht klar hat, was genau sie eigentlich vom anderen will. Wer hingegen das konkret erwünschte Verhalten beschreibt, gibt sich selbst die Chance auch zu bemerken, wenn die Bitte erfüllt ist.

Wenn Sie mehr als eine Minute haben und mehr zu gut formulierten Bitten erfahren wollen, lesen Sie den Artikel „Wie du mit gut formulierten Bitten fast alles bekommst, was du möchtest“ aus dem Magazin Neue Narrative.

Mit Nichtstun Welten öffnen

Was tun Sie als erstes, wenn Sie ein Meeting verlassen? Oder wenn Sie von einem Tagungsraum in den anderen wechseln? Oder wenn Sie auf Ihre Kollegen warten?

Sehr wahrscheinlich checken Sie Ihre Mails. Sie erledigen noch schnell einen Anruf oder versenden rasch eine SMS. Stattdessen könnten Sie aber auch einfach nichts tun. Und sich damit neue Welten eröffnen.

Sie hätten die Gelegenheit, einfach präsent zu sein, ganz im Moment. Ihr Gehirn erhielte die nötige Pause, um Erlebtes zu verarbeiten und neue Synapsen zu bilden. Sie bekämen die Möglichkeit, Ihr Umfeld einmal kommentarlos wahrzunehmen. Damit wäre Weg frei für Zufälle aller Art. Und nicht zuletzt entstünde Raum für eine Begegnung mit sich selbst.

Gerade Letzteres mag erschreckend wirken, ist aber die Grundlage für ein Kernelement neuen Arbeitens und Führens: Präsenz. Wer mit sich selbst im Reinen und innerlich gut sortiert ist, wer offen und ansprechbar ist (weil er sich nicht tief über das Smartphone beugt oder hinter dem aufgeklappten Rechner versteckt) strahlt Präsenz aus.

Alles, was Sie dafür tun müssen, ist NICHTS.

Nutzen Sie die Minuten zwischen zwei Terminen, um still wahrzunehmen, was ist. Lassen Sie Ihr Smartphone auf stumm geschaltet in der Tasche. Verschaffen Sie sich kleine Inseln des Müßiggangs.

Wenn Sie sich noch ein paar Anregungen wünschen, lesen Sie den Artikel „Tuning in to you“ von Scott Belsky im Büchlein „Manage your day-to-day: Build your routine, find your focus & sharpen your creative mind“ (Hg. J.K. Glei).

Folgen den Links in meinem Minutenprojekt zum Thema Müßiggang.

Probieren Sie es mit kurzen Meditationen, z.B. mit Hilfe der App Stop. Breath. Think.

Am besten aber: Machen Sie einfach nichts.

Freundlichkeitsfabrik

Zählen Sie mal nach, wie viele lächelnde Menschen Ihnen in der nächsten Stunde begegnen – egal, wo Sie gerade stecken: im Büro, beim Einkaufen, in der U-Bahn…. Sie werden feststellen, dass es erschreckend wenige sind (und das nicht nur in Berlin).

Dabei erscheint es doch fast als Binsenweisheit, dass der Freundlichere gewinnt. Wir sprechen lächelnde Menschen lieber an als griesgrämige, wir verzeihen dem Freundlichen leichter einen Fehler und haben schlicht mehr Spaß am Kontakt, wenn ein Lächeln im Spiel ist. Was für den Einzelnen gilt, gilt auch für Unternehmen. Gute Stimmung – gute Leistung, so die Gleichung, die der Launologe Dr. Helmut Fuchs aufstellt. Er gibt Tipps dafür, wie man sich gegen „Gefühlsterrorismus“ rüsten und die Stimmung im Unternehmen verbessern kann. Zwei Dinge, die sich  ganz schnell umsetzen lassen:

Die anonyme Wohltat

Suchen Sie sich eine Gelegenheit, bei der Sie unentdeckt einem anderen Menschen etwas Gutes tun. Legen Sie dem gestressten Kollegen ungefragt eine Schokoriegel auf den Schreibtisch. Stellen Sie einen schönen Blumenstrauß in Büro. Oder lächeln Sie einfach selber, was das Zeug hält. Das ist zugegeben nicht mehr anonym, aber führt direkt  zu Strategie 2:

Der freundliche Blick

 Allein das Verziehen der Gesichtsmuskeln sorgt für bessere Laune, denn Gehirnareale, die für die Stimmung zuständig sind, erhalten dann ein positives Signal. Falls Sie sich damit noch schwer  tun, abonnieren Sie doch ein Lächeln bei der Fabrique du Sourire, bei der in Grafiken zu aktuellen Themen stets ein breites Lächeln eingebaut ist. Oder Sie schauen mal in meinen Lieblingsstücken vorbei. Dort gibt es jede Menge Hinweise auf Dinge, die ein Schmunzeln entlocken.

Wenn Sie mehr als eine Minute haben, finden Sie noch mehr Ideen und Hintergrundinfos zum Zusammenhang von Stimmung und Leistung im Buch „Die launologische Revolution“ von Helmut Fuchs oder direkt auf seiner Website helmutfuchs.de

Thank you for the music

Das könnten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sagen, wenn Sie ihnen gestatten, während der Arbeit Kopfhörer aufzusetzen und Musik zu hören. Was in der Vorweihnachtszeit angesichts nervigen Schlittenglöckchengeklingels und Last Christmas in Endlosschleife kaum vorstellbar ist: Musik hat durchaus positive Wirkung auf unser Gemüt und kann uns beim Arbeiten beflügeln. Der passende Klang  – insbesondere auch klassischer Musik – macht müde Büroarbeiter wieder munter, fördert die Kreativität, Kooperation und Konzentration. Das funktioniert ganz individuell mit der Musik via Kopfhörer direkt auf dem Ohr, aber auch mit der richtigen Beschallung für alle in Kantine, Kaffeeküche oder Foyer.  Ganz Mutige können auch versuchen, auf der Weihnachtsfeier gemeinsam Weihnachtslieder zu singen. Es hilft wirklich.

Wenn Sie mehr zum Zusammenhang zwischen Musik und Arbeitsleistung wissen wollen, lesen Sie die Studie von Teresa Lesiuk oder von Karen Landay und Peter D. Harms.    Und für die passende Playlist können Sie hier nachlesen.

Reif genug

Führungsreife lässt sich leider nicht in einer Minute entwickeln. Einen wichtigen Schritt dahin können Sie allerdings in wenigen Sekunden tun: Indem Sie akzeptieren, dass gute Führung mit Selbstführung beginnt – und dass das eine Lebensaufgabe ist.

Ist das gelungen, können Sie sich auf den – zugegeben langen und oft mühsamen – Weg der emotionalen Reifung machen.

Ein Zeichen emotionaler Reife ist es zum Beispiel, neben den großen Plänen vor allem auf die kleinen Dinge zu schauen, die schon gut laufen. Oder aufzuhören, an Perfektion zu glauben. Den perfekten Job den perfekten Menschen, das perfekte Leben gibt es nicht. Wertschätzen aber kann man, was schon gut genug ist.

In Anerkenntnis dessen, dass Sie nicht perfekt sein können und dass es schon viele Dinge gibt, die gut laufen, können Sie im Blog der School of life überprüfen, welches der 26 Zeichen emotionaler Reife bei Ihnen zu erkennen sind.

Lust-wandeln

Nicht nur, wenn Sie gerade erste Gehversuche in Richtung Agilität unternehmen wird Ihnen schon die Mega-Wort-Wolke des kulturellen Wandels unter gekommen sein. Geschulte Führungskräfte wissen, wie wichtig der ist – und haben selten einen Plan, wie er genau funktionieren soll.

Getreu dem Motto, dass jede Veränderung mit dem ersten Schritt beginnt, könnten Sie einfach bei sich anfangen. Ja, das schmerzt. Muss es aber nicht. Sie könnten nämlich versuchen, zur Abwechslung mal dem Lustprinzip zu folgen und dadurch gewissermaßen Lust zu wandeln.  Das Prinzip ist einfach: Veränderung kann kann auf zweierlei Weise angegangen werden: Leid lindern oder Freude steigern. Beginnen Sie mit Letzterem. Konzentrieren Sie sich auf Dinge, die Ihr – ja, Ihr –  Wohlbefinden steigern. Ein anständiger Espresso nach dem Essen? Ein Blumenstrauß auf dem Schreibtisch? Ein Meeting an der frischen Luft? Sorgen Sie dafür, dass Sie bekommen, was Ihnen gut tut. Schauen Sie, was Ihre gute Laune mit den anderen macht. Animieren Sie die anderen, es Ihnen gleich zu tun. Lustwandeln Sie alle auf Teufel komm raus. Reden Sie drüber. Und staunen Sie darüber, was es mit der Atmosphäre macht. Wenn Sie genug gestaunt haben,  arbeiten Sie sich langsam an die schwierigeren Veränderungsaufgaben heran. Nach dem gleichen Prinzip.

Wenn Sie mehr als eine Minute haben, können Sie bei John-Paul Flintoff nachlesen „Wie man die Welt verändert“. Oder bei Svenja Hofert und Claudia Thonet erfahren, wie „Der agile Kulturwandel“ funktionieren kann.

Management-Detox

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Management-Aufgaben den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, könnten Sie die Fastenzeit nutzen, um sich von Ballast zu befreien und den Management-Geist zu klären. Probieren Sie ein kleines – oder auch  größeres – Management-Detox:

1.  Finger weg vom Micro-Management 

Versuchen Sie in den kommenden 40 Tagen, das Kontrollieren herunter zu fahren und Ihren Mitarbeitern mehr Entscheidungen zu überlassen. Ob Gestaltung des Flyers, Entscheidung über den neuen Bürostuhl oder Fertigstellung einer Präsentation – Ihre Mitarbeiter kriegen das hin. Auch ohne Sie. Riskieren Sie was. Die Welt geht nicht unter, wenn etwas anders läuft, als Sie es sich vorgestellt hätten. Und im Zweifelsfall können Sie hinterher reflektieren was es braucht, damit es beim nächsten Mal besser klappt. Die Zeit haben Sie ja jetzt, wo Sie nicht mehr jede Entscheidung selber treffen.

2. Entschlacken Sie Ihren Sitzungsplan

Wieviel Stunden oder Tage pro Monat verbringen Sie in mehr oder weniger unproduktiven Sitzungen? Notieren Sie sich einmal, in welchen Arbeitskreisen und Gruppen Sie regelmäßig anwesend sind. Und dann überlegen Sie: Was genau ist Ihre Rolle im jeweiligen Arbeitskreis? Haben Sie ein bestimmtes Amt? Oder sind Sie „nur“ Teilnehmer? Was suchen Sie in der Gruppe? Und was können Sie beisteuern? Welchen Nutzen stiftet all das für die Arbeit Ihrer Organisation? Stellen Sie eine Hitliste auf. Und entscheiden Sie dann, was Sie  – zumindest in den kommenden 40 Tagen – nicht mehr tun.

3. Nutzen Sie nur, was Ihrem Organisationszweck wirklich gut tut

Die gleiche Übung wie bei Punkt zwei, nur bezogen auf die Managementmethoden in Ihrer Organisation. Was frisst wieviel Zeit und wieviel Energie? Was stiftet welchen Nutzen? Achtung: Nur weil etwas mühsam ist, bedeutet das nicht, dass es nichts nutzt. Und: Es geht um die Organisation, nicht um Ihre persönlichen Vorlieben. Kleiner Trost: Was Ihren Vorlieben entspricht, geht in der Regel leicht von der Hand und gibt auch Energie. Ein, zwei Schmankerl dürfen Sie sich gönnen. Aber nicht übertreiben. Sie futtern ja auch nicht den ganzen Tag Schweinebraten, nur weil er gut schmeckt.

Wenn Sie mehr als eine Minute haben, können Sie hier einen TED-Beitrag zum Thema Micro Management anschauen. Oder in den Gedankensplittern ein Mode-Mantra für Ihr Management-Detox abholen.