Minutenprojekte

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Management-Aufgaben den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, könnten Sie die Fastenzeit nutzen, um sich von Ballast zu befreien und den Management-Geist zu klären. Probieren Sie ein kleines – oder auch  größeres – Management-Detox:

1.  Finger weg vom Micro-Management 

Versuchen Sie in den kommenden 40 Tagen, das Kontrollieren herunter zu fahren und Ihren Mitarbeitern mehr Entscheidungen zu überlassen. Ob Gestaltung des Flyers, Entscheidung über den neuen Bürostuhl oder Fertigstellung einer Präsentation – Ihre Mitarbeiter kriegen das hin. Auch ohne Sie. Riskieren Sie was. Die Welt geht nicht unter, wenn etwas anders läuft, als Sie es sich vorgestellt hätten. Und im Zweifelsfall können Sie hinterher reflektieren was es braucht, damit es beim nächsten Mal besser klappt. Die Zeit haben Sie ja jetzt, wo Sie nicht mehr jede Entscheidung selber treffen.

2. Entschlacken Sie Ihren Sitzungsplan

Wieviel Stunden oder Tage pro Monat verbringen Sie in mehr oder weniger unproduktiven Sitzungen? Notieren Sie sich einmal, in welchen Arbeitskreisen und Gruppen Sie regelmäßig anwesend sind. Und dann überlegen Sie: Was genau ist Ihre Rolle im jeweiligen Arbeitskreis? Haben Sie ein bestimmtes Amt? Oder sind Sie „nur“ Teilnehmer? Was suchen Sie in der Gruppe? Und was können Sie beisteuern? Welchen Nutzen stiftet all das für die Arbeit Ihrer Organisation? Stellen Sie eine Hitliste auf. Und entscheiden Sie dann, was Sie  – zumindest in den kommenden 40 Tagen – nicht mehr tun.

3. Nutzen Sie nur, was Ihrem Organisationszweck wirklich gut tut

Die gleiche Übung wie bei Punkt zwei, nur bezogen auf die Managementmethoden in Ihrer Organisation. Was frisst wieviel Zeit und wieviel Energie? Was stiftet welchen Nutzen? Achtung: Nur weil etwas mühsam ist, bedeutet das nicht, dass es nichts nutzt. Und: Es geht um die Organisation, nicht um Ihre persönlichen Vorlieben. Kleiner Trost: Was Ihren Vorlieben entspricht, geht in der Regel leicht von der Hand und gibt auch Energie. Ein, zwei Schmankerl dürfen Sie sich gönnen. Aber nicht übertreiben. Sie futtern ja auch nicht den ganzen Tag Schweinebraten, nur weil er gut schmeckt.

Wenn Sie mehr als eine Minute haben, können Sie hier einen TED-Beitrag zum Thema Micro Management anschauen. Oder in den Gedankensplittern ein Mode-Mantra für Ihr Management-Detox abholen.

Ob auf der Firmenweihnachtsfeier, am Silvesterabend oder beim ersten Wiedersehen im neuen Jahr, irgendwann kommt sie, die Frage nach den guten Vorsätzen für’s neue Jahr. Falls Sie nicht nonchalant lächelnd mit „Keine Vorsätze für dieses Jahr“ antworten wollen oder können, sondern tatsächlich welche gefasst haben, hier ein paar Tricks die Ihnen helfen, Ihre Vorsätze zumindest über die ersten Januartage hinaus zu verfolgen:

Sich selbst bestärken

Niemand sagt, dass Vorsätze immer auf eine Veränderung abzielen müssen. Man darf sich auch vornehmen, etwas Gutes beizubehalten.  Das verringert Frusterlebnisse und ermutigt zu mehr.

Sagen, was sein soll – nicht, was zu unterlassen ist

Ein alter Hut, aber wirksam: Formulieren Sie positive Sätze. Also: „Ich möchte meinen Kollegen mehr Komplimente machen“ statt „Ich will nicht mehr über die anderen lästern“ oder „Ich möchte intensive Gespräch mit meinen  Mitarbeitern führen“ statt „Ich möchte die zwischen Tür und Angel-Absprachen abstellen“.

Bescheiden bleiben

Ein, zwei Vorsätze reichen völlig aus. Weil man sich viel mehr ohnehin nicht ständig bewusst machen  kann. Weil Veränderung viele kleine Schritte braucht. Und weil es viel weniger frustrierend ist, wenn man, falls es doch nicht klappt, nur einen Vorsatz über Bord werfen muss.

Mittwochnachmittag, schon zwei Stunden im Meeting, kein Ende in Sicht. Der Stift gleitet über das Papier und produziert eine Kritzelei nach der anderen…..

Völlig zu Unrecht werden diese kleinen Kunstwerke mit Langeweile und mangelnder Konzentration assoziiert. Forscher der Universität Plymouth haben heraus gefunden, dass die Kritzler unter uns bis zu 29% mehr an Informationen behalten können als die Nicht-Kitzler. Überdies verraten die Bildchen etwas über unser Seelenleben.

Ein Haufen aus leeren Kreisen etwa deutet auf Kreativität hin, Zickzackmuster auf  – wer hätte es gedacht – einen kämpferischen Charakter.

Weitere Interpretationsmöglichkeiten finden Sie hier.  Dass Kritzeln wahre Kunst sein kann, sehen Sie hier. Und die Studie von Jackie Andrade von der University of Plymouth gibt es hier.

Irgendwie hat man es ja gewusst: Langeweile und Nichtstun sind wohltuend. Hirnforscher bestätigen: Pausen machen produktiv. Unser Gehirn nutzt nicht nur den nächtlichen Schlaf, um Erlebtes zu verarbeiten und neue Synapsen zu bilden. Ebenso sind bewusst erlebte Ruhezeiten dazu geeignet, Verbindungen im Hirn wachsen zu lassen und unsere Kreativität und Produktivität anzukurbeln.

Das sog. aufgabenunabhängige Denken – wenn die Gedanken ziellos streifen dürfen und wir ins Tagträumen geraten – ist produktives Nichtstun, bei dem Stress abgebaut wird.

3 Dinge, um sich im süßen Nichtstun zu üben:

Verlagern Sie Ihre Mittagspause nach draußen – also weg vom Schreibtisch und der Kantine, raus auf die Parkbank oder ins Bistro um die Ecke. Und auf dem Weg dahin: Den Spatzen bei Pfeifen zuhören. Wolkenbilder erraten. Kastanien wegkicken. Schneeflocken mit der Zunge einfangen….

Machen Sie alle 90 Minuten eine kurze Pause. Das ist nicht nur der Rhythmus unseres REM-Schlafes, sondern auch der Takt, in dem uns Tagträume kommen und die Zeitspanne, die wir uns maximal auf ein Thema konzentrieren können.

Üben Sie, „nutzlose“ Dinge zu tun. Wenn Sie gern Schildkröten aus Walnusshälften basteln oder Kronenkorken bemalen – nur zu. Es dient dazu, unsere Lust am Arbeiten aufrecht zu erhalten.

Wenn Sie mehr als 1 Minute haben und mehr zum Thema Ruhe und Müßiggang lesen möchten, schauen Sie mal in diesen Artikel aus der Zeit. Und dass das Thema ein echter Dauerbrenner ist, zeigt ein Text von Siegfried Lenz.

Sommer, Sonne Leichtigkeit. So sehr wir uns auch auf den Urlaub freuen und nach Ruhe lechzen – das Abschalten ist trotzdem oft schwer. Der Blick in die E-Mails bleibt verführerisch und so manche anstehende Nachurlaubsaufgabe will nicht aus dem Kopf.

Drei Dinge, die beim Abschalten helfen:

Reinen Tisch machen

Auch wenn vor dem Urlaub nicht alles weggearbeitet werden kann – aufräumen ist möglich. Abschließen, was ganz dringend ist und eine detaillierte To do für nach dem Urlaub schreiben. Was man auf dem Papier hat, muss man nicht im Kopf herum tragen und kann es leichter ablegen.

Umleiten

Mit E-Mails kommen nicht nur lange Texte, die beantwortet werden wollen, sondern auch Anhänge, die Druck machen. Zeigen Sie, dass Sie es mit dem Abschalten ernst meinen und bitten Sie Ihre Kollegen, Ihnen in sehr dringenden Fällen eine SMS zu schreiben. Wenn diese Sie erreicht, können Sie immer noch das E-Mail-Postfach öffnen…

Arbeitsinseln schaffen

Wenn es denn gar nicht anders geht und die Welt droht, ohne Ihren Einsatz unter zu gehen: Schaffen Sie sich enge Zeitinseln, in denen Sie einmal am Tag Ihre E-Mails lesen und sortieren. So können Sie das Nötigste erledigen, sind aber nicht die ganze Zeit irgendwie doch verfügbar. Die App Forest hilft übrigens dabei, die Hände vom Smartphone zu lassen.

Und ansonsten? Einfach mal gar nichts planen, sondern in den Tag leben. Ohne Online-Kalender. Ohne jeden Termin. Herrlich!

Bevor Sie demnächst Ihren Rechner zum Fenster rausschmeißen, weil Sie nicht mehr wissen, wie Sie all Ihrer E-Mails Herr werden sollen, versuchen Sie doch Folgendes:

Die 2-Minuten-Regel

Wenn Sie weniger als zwei Minuten benötigen, um eine Mail zu beantworten – tun Sie es sofort. Es würde länger dauern, das Ganze zu einer Aufgabe zu machen und später auf einer To do-Liste wieder zu finden.

Die Nicht-mehr-als 3-E-Mails-Regel

Wenn Sie mehr als drei Mails zum selben Themen austauschen, sollten Sie sich in Bewegung setzen. Suchen Sie die Kollegen in deren Büro auf. Oder greifen Sie zum Telefon.

Die Maximal-4 x 20 Minuten-Regel

Setzen Sie sich feste Zeiten, zu denen Sie Ihren Posteingang überprüfen. Arbeiten Sie die Abräumer (s.o. die 2-Minuten-Regel) weg und machen Sie alles andere zu Aufgaben auf Ihrer To do-Liste, um sie dann Schritt für Schritt zu erledigen.

Die Gute-Abend-Regel

Eine wichtige Maßnahme, die Ihnen Ihre Sommerabende retten kann: Schauen Sie abends nur dann und WIRKLICH NUR DANN in Ihr E-Mail-Postfach, wenn Sie die Zeit haben, die absolut wichtige und heiß ersehnte Nachricht auch zu bearbeiten. Wenn nicht: Nicht ins Postfach gucken, denn im Zweifelsfall kann alles warten bis zum nächsten Morgen.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie sich auf dem Blog karriereletter informieren, welche technischen Lösungen beim E-Mail-Sortieren helfen. Oder Sie lesen das Kapitel „Taming your Tools“ aus dem Büchlein Manage your Day-to Day von Jocelyn K. Glei.

Bevor Sie vom Winterschlaf direkt zur Frühjahrsmüdigkeit im Büro übergehen, sollten Sie es mal mit einer Grünpflanze am Arbeitsplatz probieren.

Wissenschaftler der University of Exeter haben herausgefunden, dass Büropflanzen das Wohlbefinden um bis zu 47% steigern, die Produktivität um bis zu 38%. Dabei scheint neben der beruhigenden und harmonisierenden Wirkung der Farbe Grün vor allem die individuelle Gestaltungsmöglichkeit des Arbeitsplatzes eine entscheidende Rolle zu spielen.

Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatz persönlich gestalten dürfen, sind nicht nur gesünder und glücklicher, sondern auch kreativer und produktiver, so die britischen Forscher.

Also: Nutzen Sie den Frühjahrsputz im Büro für ein paar Verschönerungsmaßnahmen. Ein Poster an der Wand, eine hübsche Kaffeetasse, ein neues Ablagekörbchen oder wenigstens eine schöne Pflanze für den Schreibtisch.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie sich auf diesen Blogs inspirierende Ideen für die Bürogestaltung holen:

so leb ich

odernichtoderdoch

Hier können Sie Pflanzen online bestellen.

Und hier mehr zur Studie der University of Exeter lesen.

„Heute gehe ich früh ins Bett.“ Was beim Weckerklingeln um 6:15 Uhr eine unumstößliche Entscheidung ist, ist beim spannenden Krimi um 23:30 Uhr längst wieder vergessen.

Einer aktuellen Schlafstudie zufolge können sich nur 10% der Deutschen daran erinnern, wann sie das letzte  Mal gut geschlafen haben. Erholsamer Schlaf kommt buchstäblich zu kurz. Ist aber ein wichtiger Faktor für körperliche und geistige Gesundheit, für Produktivität und Kreativität.

Hier drei Dinge, die Ihnen dabei helfen, von den zur Zeit so schön langen Nächten zu profitieren:

Hören Sie klassische Musik, am besten Klaviermusik. Chopin’s Nocturnes tragen nicht umsonst diesen Namen….

Trainieren Sie Ihre Herzkohärenz: 5 Sekunden einatmen, 5 Sekunden ausatmen. 5 Minuten lang Dreimal am Tag. Dieses Video, ganz ohne Ton, hilft dabei.

Hören Sie auf, Probleme vor dem Einschlafen lösen zu wollen. Das müde Hirn kann das nicht, im Gegenteil, Müdigkeit steigert nur Angst und Anspannung. Schreiben Sie stattdessen auf, was Sie beschäftigt. Und speichern Sie das Thema damit außerhalb Ihres Hirns ab. helfen Sie sich außerdem, indem Sie sich die drei besten Momente des Tages vor Augen halten. Am besten, Sie schreiben auch diese auf. Wenn Sie den Stift weglegen, werden Sie beruhigter in den Schlaf finden.

Wenn Sie mehr über Schlaf wissen wollen und mehr als eine Minuten haben, können Sie sich hier inspirieren lassen, wie Sie die Kurve ins Bett am besten bekommen.

„Lessons Learnt“ sind ein Schlagwort, das Projektmitarbeitern oft nur ein Stöhnen abringt, Am Ende der Projektlaufzeit, wenn endlich alles einigermaßen erledigt ist auch noch Rückschau halten und womöglich alte Wunden nochmal aufreißen?

Zugegeben: Ein Lessos Learnt-Workshop bringt nur etwas, wenn Erfolge wie Rückschläge aufrichtig reflektiert werden. Für’s organisationale Lernen aber ist das unerlässlich. Ein Projekttagebuch, das mitlaufend dokumentiert, welche Höhen und Tiefen man als Team durchwandert, kann helfen, die Reflexion schon im Tun anzukurbeln und bei den abschließenden  Lessons Learnt nichts zu beschönigen oder schwärzer zu malen, als es war.

Wer für das Tagebuchschreiben nur wenig Zeit hat und express reflektieren möchte kann One line a Day -Tagebücher nutzen. Am Ende des Teammeetings die Stimmung in einem Satz zusammenzufassen schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe: Das klassische Abschluss-Blitzlicht und die Doku für’s das Projekttagebuch. Am Ende des Projekts kann man damit Rückschau halten Und staunen, wie alles wirklich war.

Wenn Sie mehr als ein paar Minuten haben, können Sie hier nach schönen Tagebüchern suchen: http://www.chroniclebooks.com

Hier Nachlesen, welchen Nutzen des persönliche Tagebuchschreiben stiftet. 

Und sich hier von berühmten Tagebuchschreibern inspirieren lassen.

Nach der Sommerpause ist vor dem Anlaufen des Jahresendspurts. Die vor einem liegenden Wochen sind gespickt mit jeder Menge altbekannten Routinen und Alltagsthemen. So gelingt Ihnen der Sprung zurück in die Zukunft:

Lassen Sie es langsam angehen, besonders in der ersten Woche nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz. Gehen Sie z.B. in der Mittagspause statt in die Kantine auf den Markt oder in ein Restaurant und nehmen Sie sich  Zeit für einen Espresso nach dem Essen. Sortieren Sie Ihre Mails nach „Aktion“ und „Ablage“ und starten Sie damit, die Ablage-Mails entsprechend zu archivieren. Dann ist ein erster Berg weggeschafft. Den Rest gehen Sie am nächsten Tag an. Nach dem Espresso.

Beugen Sie dem üblichen Wiedereinstiegsstress vor. Bauen Sie bei Ihrer Abwesenheitsmeldung einen Puffer ein und verschaffen Sie sich so ein, zwei zusätzliche Tage für die Beantwortung aller Nachrichten. Legen Sie Meetings ans Ende der ersten oder in die zweite Nachurlaubswoche. Schauen Sie auch außerhalb des Jobs nach Entlastungsmöglichkeiten: Besorgen Sie die Schulausstattung Ihrer Kinder online, statt sich durch volle Schreibwarenläden zu drängeln. Gönnen Sie sich eine Einmal-Putzfrau, die die verstaubte Wohnung auf Vordermann bringt oder die Urlaubswäsche bügelt. Und suchen Sie nach Alternativen Fahrtrouten zum Arbeitsplatz, um die dicksten Nach-Ferien-Staus zu umgehen.

Und schließlich: Wertschätzen Sie die Vorzüge des Wiedereinstiegs. Sie sehen vertraute Gesichter wieder und dürfen sich langweilende Kinder getrost den Lehrern in der Schule überlassen. Sie können sich neue Arbeitsmaterialien zulegen und damit den Neubeginn unterstreichen. Im Kreise gut erholter Kollegen fließen Ideen leichter und die Pausengespräche sind noch frisch. Kleinigkeiten, über die man sich freuen kann. Und die Sie sanfter im Alltag landen lassen.

Wenn Sie auch wissen wollen, wie Sie den Neustart nach den Ferien für Veränderungen nutzen können, lesen Sie die Tips aus dem Apropos „Der Sommer liebt Veränderung“.